Jak na to

Tento dokument obsahuje návod, jak vytvořit soupis požadavků na nový modul tak, aby bylo jednoduché tyto požadavky v systému přímo implementovat.

• Shrnutí
• Podporované procesy
• Role
• Šablony
  • Formuláře
  • Kolonky
• Hledání
  • Definice dotazu
  • Publikování výsledku
  • Zpřístupnění složek
• Pracovní postupy - automatizace spolupráce
  • Úkoly
  • Avíza (rozesílky)
• Události a akce
  • Události
  • Akce
• Bezpečnost
• Tiskové sestavy
• Importy a exporty
• Lokalizace
• Informační pracoviště
  • Panely
  • Ribbon
  • Oblíbené

Shrnutí

Dokument obsahuje návod na to, jak přetvořit požadavky uživatelů na budoucí informační systém na soupis konkrétního potřebného nastavení workflow engine Orgnes s ohledem na nástroje, které implementačním pracovníkům nabízí. Dokument prochází jednotlivé kapitoly, které by soupis nastavení měl obsahovat, v pořadí, v jakém by se měl psát.

Podporované procesy

Účelem kapitoly je vyjasnit si, které oblasti se budovaný systém týká. Tato kapitola neříká nic o funkčnosti budoucího systému, je pouze orientační.

Příklad: 
Jedná se o zpracování odchylky od očekávaného průběhu či výsledku procesu. Toto zpracování má tři etapy:
1) Popis odchylky  
2) Návrh nápravných opatření, schválení, realizace 
3) Uzavření a ekonomické zhodnocení

Role

Účelem této kapitoly je zjistit výčet rolí, které v podporovaných procesech figurují. Role označuje model chování. Jeden uživatel může mít více rolí. Jednu roli může zastávat více uživatelů. Každá role by měla mít popisku umožňující rozpoznat, zda konkrétní osoba v praxi roli zastává či ne.

Příklady: 
Skladník - osoba s rolí Skladník provádí příjem a výdej materiálu, Schvalovatel služební cesty - osoba s rolí Schvalovatel služební cesty schvaluje žádanku o služební cestu, ...

Více o rolích se lze dočíst zde.

Šablony

Účelem této kapitoly je vyjmenovat objekty, které figurují v realitě, a které je potřeba evidovat v systému. S těmito objekty se v systému pracuje pomocí šablon (template). Konkrétní instance objektů se v systému nazývají příspěvky.

Více o šablonách je možné se dočíst zde.

O každé šabloně se uvede:

• Název
• Popis - popis umožní rozpoznat, který z objektů reality je daného typu a který nikoliv.

Některé objekty obsahuje každé řešení. Proto jsou v systému šablony, které umožňují pracovat s příspěvky daných objektů, v systému obsaženy již předem. Jedná se o tyto šablony:

• Tým
• Uživatel
• Role
• Dotaz - předpis, který říká, co musí splňovat hledaná data, jak se mají dosadit před interpretací dotazu parametry a jak má být výsledek dotazu publikován pomocí v systému dostupných prezentačních komponent (v angličtině control též widget). Například tabulka, graf, pivotní tabulka apod.
• Report - tisková sestava
• Pracovní postup (workflow) - workflow umožňuje automatizovat spolupráci uživatelů při obsluze systému.
• ACL - pravidlo, které říká, kdo může provádět jako akci s nějakými daty za jakých podmínek
• Trigger - spouštěč. Jsou dva způsoby definování okamžiku. Pomocí popsané změny stavu dat a pomocí hodin. Trigger umožňuje spustit nějakou obslužnou akci.

Formuláře

Šablony umožňují pracovat s daty příspěvků prostřednictvím formulářů. Jedna šablona může mít více formulářů. Jeden formulář může být zařazen do více šablon. Formulář pracuje s daty pomocí kontextů. Primární kontext představuje právě jeden příspěvek datového objektu šablony a je pro všechny formuláře šablony shodný. Kromě jediného primárního kontextu může obsahovat formulář libovolně mnoho sekundárních kontextů. Sekundární kontext musí mít nastaven způsob, jak nalézt příspěvky, které sekundární kontext reprezentuje.

Příklad:
Šablona Osoba umožňuje pracovat s údaji právě jedné osoby. Primárním kontextem je příspěvek osoba. V šabloně Osoba jsou nadefinovány dva formuláře Základní údaje a Úkoly. Základní údaje umožňují vytvořit a aktualizovat údaje jako například jméno, příjmení, datum narození apod. Formulář Úkoly umožňuje aktualizovat seznam úkolů přidělených dané osobě. Formulář Úkoly má jako sekundární kontext objekt typu úkol. Je založen na dotazu, který najde všechny příspěvky typu Úkol, které patří dané osobě. 

O formuláři se eviduje:

• Název
• Popis - popis lze využití jako pozdější nápověda pro uživatele o účelu formuláře
• Podmínky - jestliže formulář není dostupný vždy, uvedou se podmínky, které musí být splněny, aby formulář byl dostupný.

Příklad popisu šablony: 
Služební cesta - jedná se o zpracování žádanky o služební cestu, schválení, evidenci hrazené stravy, evidenci výdajů, schválení proplacení těchto výdajů a jejich export.

Formuláře:
• Základní údaje - formulář je dostupný vždy a umožňuje vytvořit a aktualizovat základní údaje žádanky o služební cestu. 
• Schválení - formulář umožňuje nadřízenému pracovníkovi žadatele vyjádřit se ke schválení služební cesty. Je dostupný pouze v případě, že služební cesta již existuje. 
• ...

Kolonky

Kolonky umožňují pracovat s daty příspěvku primárního kontextu formuláře a také příspěvků, které jsou dostupné prostřednictvím sekundárních kontextů. Kolonky mohou pracovat s jednohodnotou vlastností příspěvku nebo s vícehodnotou vlastností.

Příklad: 
Kolonka křestní jméno umožňuje pracovat s jednohodnotovou vlastností Křestní jméno příspěvku typu člověk.
Kolonka Účastníci služební cesty umožňuje pracovat s vícehodnotovou vlastností Účastníci služební cesty příspěvku typu Služební cesta.

V případě sekundárních kontextů mohou kolonky publikovat nějakou množinu dat.

Příklad:
Tabulka publikuje seznam úkolů, které patří danému uživateli. Data pro tabulku jsou dána sekundárním kontextem formuláře, který je založen na nějakém dotazu, 
který příslušné úkoly v databázi nalezne. 

U každého formuláře se uvede výčet kolonek, které jsou ve formuláři obsaženy. O každé kolonce se uvede:

• Typ kolonky - například textové pole, zaškrtávací pole, výběr z hodnot, tabulka, kalendář apod. Jestliže kolonka zobrazuje množinu hodnot, je třeba popsat, co musí splňovat prvky množiny, aby bylo možné jednoznačně určit, zda do ní patří či nikoli.
• Popiska
• Text nápovědy - není-li zřejmé z popisky
• Podmínky, za kterých je ve formuláři kolonka k dispozici
• Podmínky, za kterých je kolonka povinná.
• Implicitní hodnota je-li konstantní nebo popis toho, jak se má implicitní hodnota nalézt.
• Datový typ - např. datum, logická, text, překládaný text, textový soubor, obrázek apod.

Příklad popisu kolonek formuláře Základní údaje šablony Služební cesta: 	

• Žadatel - Roletka s výběrem z množiny všech aktivních zaměstnanců, povinná kolonka. Implicitní hodnota je aktuální uživatel. Datový typ: cizí klíč příspěvek. 
• Více cestujících? - Uživatel zaškrtne, jestliže na služební cestu jede více zaměstnanců. Kolonka není povinná. Datový typ: logická hodnota.
• Výběr z dalších cestujících - Roletka umožňující vícenásobný výběr. Kolonka je povinná, dostupná jen v případě, že jede více cestujících. Datový typ: cizí klíč příspěvek - multivalued (vícehodnotová). 
• ...

Hledání

Účelem kapitoly hledání je popsat, jaké složky potřebují jednotlivé role ve svém pracovišti mít, aby uživatelé s danými rolemi mohli být produktivní a dokázali potřebné příspěvky najít snadno. Složka obsahuje definici dvou aspektů hledání:

• Co má být nalezeno - definice dotazu
• Jak má být výsledek publikován v jednotlivých vizuálních komponentách, které jsou v systému obsaženy

Více informací o tom, jak ve workflow engine Orgnes vytvořit dotaz, je možné se dočíst zde.

Definice dotazu

Dotaz představuje filtr, který říká, co musí testované příspěvky splňovat, aby vyhověly. Jsou dva základní druhy dotazu:

• Dotaz hledající příspěvky testováním hodnot vlastností příspěvků
• Dotaz hledající příspěvky také testováním stavu pracovního postupu příspěvku

Příklad složky testující vlastnosti:
Složka Zaměstnanci aktivní - najde všechny příspěvky typu Zaměstnanec, které jsou nesmazané a mají kolonku "Zaměstnán do" prázdnou nebo s hodnotou větší než je aktuální datum.

Příklad složky testující také stav pracovního postupu:
Složka Služební cesty ke zpracování - najde všechny příspěvky typu Služební cesta, které jsou nesmazané, a u kterých má aktuální uživatel přidělen pracovním postupem úkol.

Publikování výsledku

Workflow engine Orgnes obsahuje vizuální komponenty, které umožňují publikovat množinu záznamů. Uživatel může mezi jednotlivými prezentačními způsoby přepínat. Součástí definice složky je stanovení, jak má být množina dat v dané vizuální komponentě publikována.

Příklad:
Složka Zaměstnanci aktivní bude zobrazovat při publikování výsledku dotazu tabulkou sloupce Jméno, Příjemní, Datum narození, Číslo zaměstnance. Záznamy budou setříděny dle sloupců Příjmení, Jméno.

Zpřístupnění složek

Jestliže jsou všechny složky popsány, určí se, jak budou dány k dispozici konkrétním uživatelům. Složky je možné publikovat prostřednictvím těchto kanálů:

• Přes tým - všichni členové daného týmu budou mít složku k dispozici
• Přes roli - všichni uživatelé s danou rolí budou mít složku k dispozici
• Konkrétní uživatel - daný uživatel bude mít složku k dispozici

Pracovní postupy

Účelem této kapitoly je popsat ty situace, kdy v praxi existuje mezi jednotlivými pracovníky automatická součinnost.

Ve workflow engine Orgnes se úkoly popisují v příspěvcích typu Workflow (pracovní postup). Každý pracovní postup může automatizovat obsluhu právě jedné šablony. Protože formuláře nadefinované v šabloně mohou pracovat i s daty sekundárních kontextů, které mohou představovat další pracovní postupy, není to žádné omezení.

Příklad:
V rámci vyřízení žádosti o vnitrofiremní nákup platí, že jakmile pracovník předloží žádanku o nákup ke schválení, musí se ke schválení vyjádřit jeho nadřízený. Jedná se tedy o workflow šablony Žádost o vnitrofiremní nákup. 
		

Více informací o tom, jak ve workflow engine Orgnes vytvořit workflow, je možné se dočíst zde.

Úkoly

Úkol představuje ve workflow engine Orgnes předpis obsluhy systému spočívající v jedné z následujících aktivit: otevření (read) příspěvku, uložení (create, update) příspěvku, nebo smazání příspěvku (delete). U úkolu je v analýze vhodné poznamenat:

• Aktivita (jeden z typů create, read, update, delete)
• Formulář šablony, se kterým se má provést vybraná aktivita.
• Podmínky, které musí být splněny, aby bylo možné úkol prohlásit za splněný. Tyto podmínky jsou definovány pomocí hodnot vlastností příspěvků aktualizovaných šablonou.
• Podmínky, které musí být splněny, aby úkol byl proveditelný tedy přidělen konkrétnímu pracovníkovi.
• Způsob, jak má být nalezen pracovník nebo skupina pracovníků, kteří mohou úkol splnit. Tyto způsoby jsou:
  • Konkrétní pracovník - úkol bude vždy přidělen danému pracovníkovi
  • Pracovník, který je uložen v nějaké kolonce nějak nalezitelného příspěvku
  • Skupina pracovníků nalezená dotazem. Dotaz může přebírat parametry z aktuálního příspěvku a tak reagovat na kontext, ve kterém je spuštěn. V souvislosti s dotazem se ještě rozpoznává, jak má být výsledek dotazu interpretován. Zda úkol může provést libovolný pracovník nalezený dotazem (skupinový úkol), nebo zda má být úkol přidělen prvnímu z pracovníků nalezených dotazem.

Příklad:
Úkol předložení žádanky o schválení vnitrofiremního nákupu spočívá v uložení formuláře Základní údaje šablony Žádost o vnitrofiremní nákup. Aby úkol mohl být prohlášen za splněný, musí daný uživatel zaškrtnout pole Předkládám ke schválení. Úkol je splnitelný vždy. Úkol provádí pracovník, který se nachází v kolonce Nákup pro pracovníka. 

Avíza

V souvislosti s událostmi, které nastávají v procesu realizace pracovního postupu, může být žádoucí posílat pracovníkům upozornění na změnu stavu úkolů. Z toho důvodu workflow engine Orgnes umožňuje vytvářet reporty, které lze posílat emailem. Tyto reporty mohou obsahovat link umožňující snadno otevřít Orgnes přednastaven tak, aby bylo snadné daný úkol splnit.

Příklad:
V souvislosti s vyřízením žádosti o vnitrofiremní nákup se posílá upozornění schvalujícímu, že se objevila žádanka o nákup, ke které by se měl vyjádřit. 

Ve workflow engine Orgnes existují v souvislosti s workflow tyto typy událostí:

• Úkol přidělen - Událost je možné využít k poslání upozornění typu: Byl vám přidělen nový úkol.
• Úkol splněn - Událost je možné využít k poslání upozornění typu: Děkujeme vám za splnění úkolu.
• Úkol zrušen - tato událost nastává, jestliže podmínky definující proveditelnost úkolu již nejsou splněny. Tuto událost je možné využít k poslání upozornění typu: Měl jste přidělen tento úkol ... , avšak úkol již není možné provést.
• Úkol přidělen jinému pracovníkovi - tato událost nastává, jestliže díky změně dat příspěvku má nyní úkol provádět jiný pracovník. Tuto událost je možné využít k poslání upozornění typu: Měl jste přidělen tento úkol ..., avšak tento úkol má nyní provést jiný pracovník.
• Úkol nesplněn nějakou dobu - eskalace. Tato událost nastává, jestliže pracovník, který by měl úkol provést, tak nečiní delší než nastavenou lhůtu. Tato událost se dá využít k posílání upozornění typu: Máte již delší dobu nesplněn tento úkol.
• Úkol splněn nějakou dobu - průzkum spokojenosti. Tato událost nastává, jestliže uplynula delší doba než nastavená lhůta od splnění úkolu. Tato událost se dá využít k posílání upozornění typu: Před 14 dny jste schválil nákup. Zeptejte se daného pracovníka, zda obdržel nakoupené zboží/službu.

V souvislosti s rozesílkami je vhodné do dokumentu zapsat:

• Adresát - jak má být nalezen pracovník, kterému mát být upozornění posláno. Existují následující možnosti:
  • Pracovník provádějící úkol
  • Konkrétní pracovník
  • Pracovník nějak nalezený v souvislosti s šablonou, pro kterou se vytváří pracovní postup.
• Událost úkolu - (přidělen, splněn, ... viz výše)
• Úkol
• Posílaná zpráva (report)

Příklad:
Jestliže je přidělen úkol Vyjádřit se ke schválení nákupu, je posílána zpráva Schválení nákupu - vyjádřete se ke ... Tato zpráva je posílána schvalovateli nákupu. 

Události a akce

V praxi nastávají situace kdy je potřeba v určitý moment provést nějaký program, který by cosi automatizoval.

Workflow engine Orgnes umožňuje stanovit tento "moment" dvěma způsoby:

• Událost - událost lze v systému jednoznačně popsat pomocí změny stavu hodnot jednotlivých vlastností příspěvků před uložením a po uložení.
• Akce - pro akci je charakteristické to, že workflow engine Orgnes nemá dostatek informací k tomu, aby mohl sám rozhodnout, zda se má provést či nikoli. Toto rozhodnutí musí provést člověk. O akci je vhodné do dokumentu zapsat toto:
  • Šablona - v rámci obsluhy jaké šablony by měla být akce dostupná uživateli, aby ji mohl ručně spustit
  • Formuláře šablony - formuláře, na kterých má volání akce být dostupné
  • Podmínky proveditelnosti - existují-li nějaké podmínky, které určují, zda má být spuštění akce uživateli dostupné či nikoli

Události

Účelem této kapitoly je vyjmenovat všechny události a o každé zapsat:

• Název
• Popis - co má systém provést
• K jaké změně dat musí dojít, aby se událost spustila

Příklad:
Jakmile pracovník ve skladu založí položku příjmu, ve které je napsáno, že daný materiál přišel v x krabicích, a zaškrtne, že je položka příjmu zapsaná správně, vygeneruje systém záznam pro každou tuto krabici.

Příklad:
Jakmile pracovník napíše, že služební cesta trvala od - do, vygeneruje systém záznamy jednotlivých cestovních dnů, aby mohl uživatel později zaškrtnou, jaká jídla (snídani, oběd, večeři) měl hrazena. 

Více informací o tom, jak ve workflow engine Orgnes vytvořit definici události, je možné se dočíst zde.

Akce

O každé akci je vhodné zapsat:

• Název
• Popis - co má systém provést
• Dostupnost - kde má být akce dostupná a za jakých podmínek

Příklad akce:
Jakmile si obsluha výroby vyžádá vyskladnění požadovaných materiálů, pokusí se systém nalézt neblokované obalové jednotky s daným materiálem a obsahem rezervovaným na danou šarži a vytvoří žádanku o skladový pohyb. Akce se spouští z formuláře. Várka - výdej materiálu. 

Více informací o tom, jak ve workflow engine Orgnes vytvořit definici akce, je možné se dočíst zde.

Bezpečnost

Každý příspěvek má v systému razítko bezpečnostní politiky, která pro něj platí. Účelem této kapitoly je stanovit pravidla jedné bezpečnostní politiky. Bezpečnostní politika je formulována prostřednictvím jednotlivých pravidel. Pro každé pravidlo se určuje:

• Šablona - pravidlo platí vždy pouze pro příspěvky daného typu a to buď pro:
  • Celé příspěvky - pravidlo platí pro všechny kolonky všech formulářů šablony, které použivají atributy primárního kontextu.
  • Pouze některé atributy - pravidlo platí pouze pro takové kolonky, které pracují s daty vyjmenovaných atributů.
• Povolovaná aktivita - v úvahu přichází tyto typy aktivit:
  • Vytvoření (create)
  • Čtení (read)
  • Aktualizace (update)
  • Smazání (delete)
• Kdo je oprávněn provádět s příspěvky daného typu či pouze s některými jejich atributy danou aktivitu. Určit, na koho se pravidlo vztahuje, je možné těmito způsoby:
  • Jmenovaný uživatel - pravidlo platí pro danou osobu.
  • Role - pravidlo platí pro všechny osoby s danou rolí
  • Tým - pravidlo platí pro všechny osoby patřící do daného týmu
• Podmínka, která dále specifikuje, co musí platit, aby pravidlo bylo platné.

Příklad:
Schválit služební cestu tzn. aktualizovat atributy Vyjádření schvalovatele, Komentář vyjádření a Podpis, může kterýkoli uživatel s rolí Člen vedení, ovšem pouze v případě, 
že se jedná o uživatele, který je uveden v kolonce Schvalovatel. 

Více informací o tom, jak ve workflow engine Orgnes vytvořit definici bezpečnosti, je možné se dočíst zde.

Tiskové sestavy

Tato kapitola slouží k zaznamenání veškerých tiskových výstupů, které budou z aplikace požadovány. Workflow engine Orgnes umožňuje vytvořit dva druhy tiskových sestav lišících se kontextem zobrazených dat:

• Tiskové sestavy příspěvku - jedná se o tiskovou sestavu, která pro nalezení reportovaných dat potřebuje kontext konkrétního příspěvku.
• Hromadné tiskové sestavy - jedná se o tiskové sestavy, které kontext příspěvku nepotřebují.

Příklad:
Tisková sestava Žádanka o služební cestu je tisková sestava příspěvku. Volá se z konkrétní žádanky, čímž je dán kontext zobrazených dat. 
		

Příklad:
Tisková sestava Chybějící materiál - jedná se o tiskovou sestavu, která prochází veškerou plánovanou výrobu a prodej materiálu a počítá objem chybějícího materiálu. Jedná se o hromadnou tiskovou sestavu, protože kontext dat není nutný. 
		

Více informací o tom, jak ve workflow engine Orgnes vytvořit report, je možné se dočíst zde.

Importy a exporty

Tato kapitola slouží k evidenci všech návazností na okolní systémy. Výhodou workflow engine Orgnes je, že k pravidelným importům dat není třeba nic programovat v případě, že zdrojový systém je schopen poskytovat data v tabulární struktuře ve formátu XML nebo CSV. Stačí tuto strukturu deklarativně popsat a systém data zpracuje.

Analogicky k importům lze nastavit i exporty. Stačí opět deklarativně popsat, jaká data by měl export obsahovat a systém je začne v pravidelných intervalech vytvářet.

K definování tohoto nastavení slouží spouštěče (triggery).

Více o triggerech je možné se dočíst zde.

Lokalizace

Účelem této kapitoly je stanovit pro jaké kultury má být výsledné řešení připraveno. Orgnes je globalizovaná aplikace a umožňuje vytvářet lokalizovaná řešení.

Informační pracoviště

Účelem této kapitoly je popsat, jak má být systém přizpůsoben konkrétním uživatelům. Nastavení lze k uživatelům šířit prostřednictvím těchto kanálů:

• Konkrétní uživatel - nastavení platí jen pro daného uživatele
• Role - nastavení platí pro všechny uživatele, kteří disponují danou rolí
• Týmy - nastavení platí pro všechny členy daného týmu

Předmětem nastavení jsou následující části vizuálního rozhraní:

• Panely
• Pás karet (Ribbon)
• Oblíbené položky

Poznámka - předmětem nastavení není panel Nový příspěvek. Toto nastavení je dáno ACL pravidly.

Panely

Ve workflow engine Ogrnes existují tyto panely:

• Navigace - obsahuje panel, který v sobě obsahuje další panely, které obsahují složky, umožňující uživatelů spouštět dotazy a prohledávat systém. Typicky se jedná o tyto podpanely:
  • Hledání - obsahuje oblíbené složky, které hledají příspěvky aniž by testovaly stav pracovního postupu.
  • Úkoly - obsahuje oblíbené složky, které hledají příspěvky tak, že zkoumají i stav pracovního postupu
  • Katalog - obsahuje všechny složky, které má uživatel k dispozici.
• Rychlé parametry - zobrazuje dialogová okna na parametry oblíbených složek, které před spuštěním vyžadují, aby uživatel vložil nějaký parametr.
• Toolbox - nástroj pro designera aplikací. Umožňuje navrhovat formuláře.
• Property builder - nástroj pro designera aplikací. Umožňuje navrhovat formuláře.
• Diskuse - panel umožňuje vidět souhrn diskusních příspěvků, které uživatelé individuálně vkládají k jednotlivým datům.
• Log - panel zobrazující log komunikace se serverem a chyby.

Ribbon

Jedná se o pás karet analogický k MS Office od verze 2007. Každou ikonu lze individuálně povolit.

Oblíbené

Všechny složky, které jsou uživateli dostupné jsou zobrazeny v Katalogu, což je podpanel panelu Navigace. Katalog může být dosti rozsáhlý. Často používané složky lze uživateli dát k dispozici přehlednějším způsobem v dalších podpanelech. Typicky se vytvářejí dva: Hledání a Úkoly.

Více informací o tom, jak ve workflow engine Orgnes přizpůsobit uživatelům informační pracoviště, je možné se dočíst zde.